Посібники

Як працюють офісні телефонні системи

Оснащення вашого бізнесу телефонною системою, а не безліччю однолінійних телефонів, може покращити офісне спілкування та підвищити продуктивність. Однак вони можуть заплутати - особливо спочатку - оскільки процес, як і сам телефон, часто набагато відрізняється від того, що ви використовуєте зараз. Хоча постачальник, тип і функції телефону, а також розмір системи роблять кожну телефонну систему різною, основні «внутрішні роботи» мають спільні характеристики і можуть дати вам гарну вихідну точку для кращого розуміння офісної телефонної системи, яку ви розглядаєте або вже є використання.

Факти

Перш ніж ви зможете зрозуміти, як працює офісна телефонна система, ви повинні визначити її за типом. Два основних типи - багаторядкова та приватна біржа - подібні, але відрізняються своєю ступенем складності. Найпростіший - це стандартний багаторядковий телефон. За допомогою багаторядкового телефону ви можете мати максимум від восьми до 10 окремих ліній, що надходять в один телефон, кожна з яких зазвичай відображається як окрема лінія, наприклад, “Лінія 1”, “Лінія 2” та “Лінія 3” на кожну телефонну лінію в офісі. Багатолінійні телефони потребують ручного керування. Приватна система обміну філіями - також звана АТС - це автоматична телефонна система, якою часто користуються великі компанії. Системи АТС дають можливість додаткових ліній, а автоматизація робить центральну портьє непотрібною.

Багаторядковий

Багатолінійні телефони працюють по-різному, залежно від доступних опцій. У базовій системі кожен рядок у системі має окремий номер телефону. Ви публікуєте кожен номер телефону і розглядаєте кожен як окремий рядок. Лінія, що приймає дзвінок, задзвонить, і загориться індикатор, але якщо лінія використовується, абонент отримає сигнал зайнятості або перейде прямо на голосову пошту. Іншим варіантом є послуга під назвою «перекидання», в якій ви публікуєте лише один номер, а вхідні дзвінки займають рядки в порядку зменшення. Наприклад, якщо у вас є три вхідні лінії і два абоненти телефонують одночасно, один дзвінок дзвонить на лінії 1, а другий дзвінок на лінії 2. Обидва типи зазвичай пропонують такі функції, як голосова пошта та переадресація дзвінків, як а також акустична система, яка дозволяє адміністратору попередити працівників про вхідні дзвінки.

Основи АТС

Телефонна система АТС виконує ті самі загальні завдання, що і багатолінійна система, але без допомоги людини. Вхідні дзвінки надходять через буфер, електронну центральну зону прийому, а потім, залежно від номера, який набирає абонент, відбувається одна з двох дій. Якщо абонент набирає центральний номер, найчастіше у нього буде можливість негайно набрати номер внутрішньої лінії або прослухати автоматизований список телефонних номерів, вибрати один і підключитися. Якщо абонент набирає одну з ліній внутрішнього виклику безпосередньо, вони можуть повністю обійти систему та підключитися до внутрішньої лінії. Наприклад, якщо центральним номером є 555-4123, прямими номерами номерів можуть бути такі числа, як 555-4124 та 555-4125.

Параметри АТС

Додатковою опцією телефонних систем АТС є можливість внутрішнього підключення. Співробітники можуть використовувати телефон, щоб набирати інші внутрішні лінії офісу, не використовуючи зовнішню лінію, як правило, набираючи останні три цифри номера, наприклад 124 або 125. Щоб отримати доступ до зовнішньої лінії та здійснити вихідний дзвінок, більшість систем АТС вимагають, щоб включіть один додатковий номер - наприклад, номер 9 - перед тим, як зателефонувати.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found