Як група, власники малого бізнесу відомі як чудові балакуни. Зазвичай їм є про що поговорити - а саме про товари чи послуги, що представляють їх життєву пристрасть, а також бізнес. Однак цей "подарунок для нерівності" не обов'язково перетворюється на ефективне спілкування. Так само, як слух відрізняється від слухання та читання, не гарантує розуміння, прості розмови не завжди призводять до корисного спілкування. І незалежно від того, чи керує власник малого бізнесу 10 співробітників або 100, він може банкувати з однією впевненістю: від нього вимагатимуть щодня передавати інформацію чітко та дипломатично.
Більше ніж його коефіцієнт задоволення залежить від цієї здатності; від цього може залежати і майбутнє його бізнесу - принаймні, якщо ви вірите, що зростання бізнесу пов’язане із задоволенням та мотивацією працівників.
Ось чому навіть самим багатослівним власникам малого бізнесу має сенс удосконалити свої вроджені навички та переглянути:
- Основні комунікаційні потреби малого бізнесу.
- Різні методи спілкування.
- Як інформація повинна передаватися працівникам. Ефективні стратегії організаційного спілкування. Вартість ігнорування організаційного спілкування.
Які комунікаційні потреби організації?
Задовго до дня запуску власники малого бізнесу стикаються з багатьма проблемами, які перевіряють їхні навички спілкування (і їх терпіння). Вони повинні створити комунальні послуги, такі як телефонні, електричні та Інтернет-послуги. Вони повинні замовити канцелярське приладдя та узгодити графіки доставки. Вони повинні забезпечити, щоб їхній маркетинговий план був доопрацьований, а їхні бухгалтерські системи існували. І, звичайно, вони повинні рекламувати, брати співбесіди та наймати людей, які працюватимуть пліч-о-пліч з ними, коли вони починатимуть нову ділову діяльність.
Усі ці зустрічі забезпечують належну практику для тих типів спілкування, за які власники малого бізнесу нестимуть відповідальність після дня запуску. Самі проблеми варіюватимуться від тривіальних («Хто залишив газовану воду в морозильній камері, яка вибухнула за ніч?») До надзвичайно значущих («Новий конкурент щойно переїхав у блок; ось як ми відповімо.»).
Цілі цього внутрішнього спілкування, як правило, підпадають під одну або декілька з наступних категорій:
- Для інформування, безумовно, найпоширеніша форма ділового спілкування. Звідси випливає, що добре обізнані працівники, як правило, ефективніше виконують роботу, якщо інформація, яку вони отримують, є точною, значущою та корисною. * Надавати поради, часто у формі інструкцій та тренінгів.
- Запропонувати пропозиції, ідеї та думки, якість яких може закріпити статус власника малого бізнесу як авторитетного лідера думок. * Переконувати, а в ідеалі - таким чином, щоб бути ніжним, а не примусовим.
Для мотивації -
коли спілкування також надихає, воно може творити чудеса, щоб створити та зміцнити лояльність співробітників. Забезпечити зворотний зв’язок, особливо щодо цілей продуктивності. Контролювати процес чи результат, який може здатися грізним, поки ви не задумаєтесь про можливості. Співробітники будь-якого бізнесу повинні дотримуватися певної політики, процедур або протоколів. Таким чином, контроль процесу або результату може допомогти вашому малому бізнесу працювати безперебійно та без перерв.
Які існують різні методи спілкування?
Навіть якщо ви ледве розкрили свій щомісячний план маркетингового спілкування, вас, мабуть, вражає різноманітність тактик, яку ваша маркетингова команда розробила для вас. Це повинно бути, особливо в перші дні бізнесу.
Якщо ви стурбовані тим, щоб відстежувати їх усі, особливо хорошою новиною буде те, що внутрішні комунікації по суті зводяться до двох різних методів: письмового та усного.
Це може здатися досить простим, але варто врахувати можливості, які пропонують обидва методи:
- Письмове спілкування включає електронні листи, листи, пам’ятки, пропозиції, листи, навчальні посібники, правила та соціальні медіа. * Вербальне спілкування включає особисте спілкування, як окремо, так і в групах, а також кілька каналів, інструменти для телефонів та телеконференцій.
Навіть два методи спілкування можуть дати вам над чим подумати. Іншими словами, звідки ви знаєте, на який метод покластися? Це буде залежати від ситуації, але письмове спілкування може бути більш підходящим, коли:
- Негайний відгук не потрібен.
- Повідомлення дуже детальне або складне (тобто його можна прочитати кілька разів, щоб забезпечити розуміння). Одержувач тимчасово недоступний. Бажаний постійний запис повідомлення.
Вербальне спілкування може бути кращим вибором, якщо:
- Повідомлення є терміновим або своєчасним. Необхідна взаємодія або миттєвий зворотний зв'язок. Повідомлення просте і зрозуміле.
- Постійний запис не потрібен.
Деякі власники малого бізнесу додають третій - і часто настільки ж ефективний - метод: невербальне спілкування. Це слушне твердження, особливо тому, що багато досліджень спілкування показують, що люди оцінюють словесне повідомлення стільки як за вмістом, так і за як це передається за допомогою таких реплік, як тембр голосу, контакт очей, міміка, мова тіла та позиція.
Як організація повинна передавати інформацію працівникам?
Якщо ви запитаєте, ви, ймовірно, отримаєте багато конструктивних відгуків про ваш стиль доставки. Але жоден працівник не зможе винуватити ваші методи спілкування, якщо ви дотримуєтесь певних принципів:
- Будьте своєчасними. Зробіть все можливе, щоб працівники чули новини та інформацію від вас, а не від третьої сторони. Якщо інформація конфіденційна, скажіть так. Відомо, що люди заслуговують на довіру щодо конфіденційної інформації; насправді, їм часто лестить розширення довіри. Вони, як правило, пліткують і поширюють чутки в відсутність інформації.Бути чесним. Ви можете або не підписатися на ідею «прозорості». Бувають випадки, коли ви не можете або не повинні повідомляти певну інформацію своїм працівникам. Але інформація, яку ви передаєте, повинна бути чесною, щоб вас розглядали як достовірну.Будьте фактичним. Ваша надійність також залежить від якості наданої вами інформації. Тож якщо сторонні джерела підтримують вашу справу, неодмінно використовуйте це як підтримку.
- Будь цілеспрямованим. Вашим працівникам ніколи не слід замислюватися: “Що було до чого? що? " Насправді у вас повинна бути чітко визначена мета, перш ніж ви навіть плануєте зміст письмового чи усного повідомлення.
- Будьте чіткі. Це простіше, ніж це звучить, оскільки ясність часто приходить із практикою. Змастіть свою криву навчання, використовуючи просту, точну мову та уникаючи складних термінів. Це не означає, що ви повинні "затупляти" повідомлення; Ваші працівники, мабуть, дуже кмітливі. Але якщо ви боїтеся, що ідея чи концепція можуть створити плутанину, підкріпіть це ілюстрацією або прикладом, щоб ваше повідомлення було зрозуміле.
- Будьте чесними та шанобливими. Представте всі сторони ситуації та уникайте упереджених, образливих та образливих висловлювань. Може допомогти пам’ятати, що як власник малого бізнесу ви задаєте тон своїй організації. І якщо ваші співробітники почують вас, наприклад, відверто зневажають конкурента, вони, ймовірно, почуватимуться вправі зробити те саме.
- Бути впевнені. Якщо ви не впевнені в термінах, характері чи змісті повідомлення, дотримуйтесь своїх кращих інстинктів і подумайте над цим, перш ніж діяти. Люди часто швидко сприймають вагання та невпевненість, і такі сумніви майже напевно підірвуть ваше повідомлення.
Які типи ефективного організаційного спілкування?
Ви не були б власником малого бізнесу, якби не прагнули викласти свій імпримат на тему організаційного спілкування. Окрім того, яка користь від цього «подарунка для розпуки», якщо ви не готові змішувати речі та створювати власний «коктейль» для спілкування?
Звичайно, вам захочеться застосувати стратегії, які доповнюють ваш особистий стиль та рівень комфорту. Як і багато власників бізнесу, ви можете почувати себе найкомфортніше завдяки традиційним виїзним заходам, особливо особистим контактам. Але коли ваш бізнес зростає, і ви шукаєте способів зберегти своїх співробітників зайнятими, продуктивними та мотивованими, деякі з цих стратегій, що відповідають новинкам, можуть вам добре допомогти:
- Повторювані зустрічі, з поворотом. У зустрічах немає нічого нового (або, хтось сказав би, захоплюючого), але це залежить від того, хто їх проводить - і як. За бажанням називайте їх «реєстраціями», але регулярні «групові збори» можуть тримати працівників відповідальними та зосередженими. Якщо ви турбуєтесь про зменшення рівня уваги, проводьте зустрічі "стоячи", на яких усі залишаються стоячи. (Сеанси можуть бути і коротшими.) Або сідайте в коло. Або призначте "облаву" на кожну п’ятницю, переходячи до соціальної години, щоб закінчити тиждень в оптимістичній ноті.
- Відчинені та обертаються двері. Політика відкритих дверей також не зовсім бере на себе світ малого бізнесу. Але уявіть здивування своїх співробітників, коли ви зміните парадигму і пройдетесь їх двері та підтягніть стілець для бесіди, неформальної чи іншої. Якщо ви хочете насправді брати приклад і хочете, щоб працівники пройшли через ваші двері, щоб поговорити з вами, чітко дайте зрозуміти, що ви вважаєте, що відчинені двері повинні рухатися в обидва кінці.
- Наставник зі значенням. Легко не помітити бортових процедур, приймаючи як належне те, що нові співробітники “навчатимуться в міру свого розвитку”. Полегшіть їхню криву навчання, призначивши наставника, який буде служити їх ресурсом для відвідування принаймні протягом шести місяців. Інші переваги: Наставники зазвичай цінують статус (приваблюючи здорову конкуренцію серед своїх однолітків) і часто повідомляють про конструктивну критику шефу (вам).
Які наслідки поганого організаційного спілкування?
Ви, мабуть, вже зрозуміли, що для ефективного спілкування потрібен час. Потрібен час, який ви віддаєте перевагу спокійній обідній годині, аніж судженням дебатів між двома робочими групами. Потрібен час, коли ви віддаєте перевагу їхати додому наприкінці дня, а не затримуватися в коридорі, щоб заохотити працівника, що позначається. І потрібен час, який змушує вас відкласти відключення на день і лягти спати, а не відповідати на черговий електронний лист, що йде ввечері.
Ефективне спілкування вимагає часу і зусилля, і хоча відомий журнал не може визнати ваше робоче місце одним із «найкращих місць для роботи», він все одно не повинен зазнати деяких найбільш шкідливих негативних наслідків поганого спілкування, які включають:
- Знижена продуктивність праці. Співробітники, які відчувають себе недоброзичливими, невмотивованими чи незадоволеними, можуть проводити робочий час, співчуваючи своїм колегам; інші знайдуть неробочі заходи, щоб зайняти їхню увагу під час робочого часу.
- Пропущені терміни. Працівники, які не знають, як виконати завдання, майже напевно з ним будуть боротися. * Частіші прогули. Працівники, які борються з однією з цих емоцій, часто зазнають труднощів з’являтися на роботу. Вони нудні, добре - почуваються не в курсі.
- Високий товарообіг. Всім відомо, що безправні співробітники, які відчувають, що на робочому місці у них немає голосу, вирішують розірвати голосові зв’язки, кинувши.
- Більша кількість травм на робочому місці. Звідси випливає, що працівники, які невірно проінформовані про належну практику, роблять більше помилок і трапляються більше випадків на виробництві.
- Погане обслуговування клієнтів. Ще одна впевненість: Майже все, що стосується малого бізнесу, має повне коло, починаючи від власника, переходячи до співробітників і закінчуючи клієнтом. Хороший сервіс - це або щасливий результат, або сумна жертва організаційного спілкування.
На цьому тлі інновації не мають шансів - і, можливо, ні бізнес, в який ви вклали стільки надій. Однак завдяки відданості та практиці кожен власник малого бізнесу може навчитися стати ефективним комунікатором на робочому місці. Зрештою, власники малого бізнесу - це більше, ніж чудові балакуни; як група, вони також виділяються як такі, що перевершують успіхи.
