Бувають випадки у вашій кар’єрі, коли ви змушені дати комусь менше ніж зоряний огляд роботи, або випадки, коли вам потрібно вжити дисциплінарних заходів. Це можуть бути незручні професійні сценарії, які ускладнюються, якщо працівник відмовляється визнати або підписати реєстрацію. Замість того, щоб хвилюватися, готуйтеся. Наявність письмової політики, на яку ви можете звернутися, забезпечить конкретну спрямованість розмови та допоможе уникнути потенційної ворожості.
Порада
Якщо працівник відмовляється підписати дисциплінарний звіт, спробуйте пояснити проблему, переглядаючи документ покроково. Якщо вона все одно відмовляється підписатись, вважайте це формою неправомірної поведінки працівника та зафіксуйте відмову присутнім свідком.
Будьте ініціативними
Перш ніж потрапити в такий тип сценаріїв, розробіть письмову політику щодо документування виписок та інших офіційних письмових матеріалів, таких як оцінки та огляди результатів. Включіть свою політику до своєї орієнтації та до матеріалів, які ви наймаєте на роботу, щоб співробітники знали, які у вас правила, з першого дня працевлаштування. Також варто проконсультуватися з адвокатом з питань трудового права щодо того, як захистити себе та свою компанію. Адвокат може допомогти забезпечити, щоб у вашій політиці на робочому місці, у письмовій формі догани та вказівках щодо звільнення не було жодних прогалин і захищало вас від судових процесів.
Використовуйте стандартизований підхід до складання документів
Створіть стандартний шаблон для дисциплінарного провадження. Форма повинна бути на фірмовому бланку та включати такі категорії:
- Дата
- Ім'я працівника та ідентифікаційний номер
- Конкретна причина для складання записів
- Вжито дисциплінарних заходів
- Рядки підпису для керівника та працівника
Над рядком підпису працівника повинно бути словосполучення, тобто підпис не означає, що ви погоджуєтесь із інформацією, що міститься в ній, лише те, що ви підтверджуєте отримання копії письмової оцінки.
Ви також можете включити словосполучення із зазначенням цього непідписання підтвердження є формою неправомірної поведінки працівника та підставою для припинення.
Використання цього типу мови одночасно дає працівникові можливість не погоджуватися зі змістом, одночасно підтверджуючи отримання, а також захищаючи вас від претензій на неправдиве подання.
Розмова про відмову
Запитайте працівника, чому він не підпише запис. Якщо вони не згодні зі змістом, запропонуйте:
- Перегляньте документ покроково. Наведіть конкретні приклади, чому було висловлено ці зауваження, або якщо працівник робить досить обґрунтовану справу, розгляньте можливість перегляду елементів звіту, які вони вважають неточними.
- Попросіть працівника, чи хочуть вони написати спростування заявки, яка буде включена до загального пакету документації, що надходить до кадрових ресурсів або до файлу їх співробітників.
- Дайте працівникові день-два, щоб переварити інформацію і зустрітися ще раз, щоб обговорити підписання.
Коли працівник все-таки відмовляється підписувати
Якщо ви робили кожну спробу пройти процедуру виписування за допомогою чітко зубастого пояснювального гребінця, надали можливість написати спростування і дали співробітникам час обміркувати свій вибір, і все ще є небажання підписувати у вас є кілька варіантів.
- Залучіть старшого офіцера або працівника відділу кадрів, щоб він став свідком відмови працівника підписати документ. Підпишіть документ самостійно, вкажіть на небажання працівника підписуватись і попросіть свідка також підписати і датувати документ.
- Скажіть працівнику, що непідписання документа є порушенням поведінки, що є протипожежним правопорушенням. Якщо працівник відмовляється, припиніть їх на місці та починайте складати документи про припинення роботи.
Підготовка до наслідків
Якщо ви маєте справу з працівником, якому було записано та зроблено догану, але який тоді був непокірний, відмовляючись навіть визнати дисциплінарні стягнення, зрештою, у вас може бути воююча особа, яка не співпрацює. Під час відносно спокійного провадження запросіть із собою в кімнату представника кадрових служб у якості свідка - або в екстремальних обставинах - зателефонуйте службі безпеки для супроводу працівника з будівлі.
Зауваження або дисциплінарна відповідальність за працівника ніколи не є приємною справою, але вони необхідні для загального стану здоров'я, добробуту та діяльності вашого бізнесу чи організації. Будьте готові, підходьте до завдання спокійно, шанобливо, професійно і не дозволяйте себе залякувати.
