Програмне забезпечення бухгалтерського обліку QuickBooks від Intuit надає бізнес-користувачам безліч важливих функцій з оплати праці, таких як складання та подання податкової інформації про штати та федеральні податки. Програма дозволяє компаніям, які мають передплату на оплату заробітної плати QuickBooks, вводити ці дані в електронну форму W-2 для подання в Інтернет-службу. Якщо ви платите будь-якому працівникові понад 600 доларів на рік, ви повинні подати форму W-2 до IRS. QuickBooks також подадуть форму до податкових департаментів штату.
1
Запустіть QuickBooks і натисніть «Співробітники» в головному меню програми. Виберіть «Форми податку на заробітну плату та W-2», а потім виберіть «Опрацювати форми оплати праці».
2
Виберіть “Федеральні форми” та натисніть “OK”. Виберіть “Річна форма W-2 / W-3 - Заробітна плата та податкова звітність”. З'явиться електронна версія заяви W-2. Якщо ви раніше закінчували W-2 за допомогою QuickBooks або вводили дані про співробітників, ви зможете вибрати зі списку співробітників, перш ніж потрапити на екран W-2 Поставте прапорець біля імені працівника та виберіть «Переглянути / Редагувати».
3
Введіть дані працівника у відповідні поля. Це включає загальну заробітну плату, чайові та компенсації; утримані податки, включаючи федеральний, соціальний захист та Medicare; суми допомоги на утримання; та основні дані працівника, включаючи номер соціального страхування. Вам також буде запропоновано ввести основні дані про вашу компанію, включаючи ваш федеральний ідентифікаційний номер роботодавця.
4
Введіть інформацію про податки штату, якщо ваша держава справляє податок на прибуток. Ці дані включають державний ідентифікаційний номер працівника; усі виплачені державні зарплати та чайові; сума податку на прибуток держави; будь-які сплачені місцеві податки; та суми місцевих податків, утриманих із заробітної плати працівника. Якщо у вас є питання або проблеми із заповненням W-2, Intuit пропонує телефонну підтримку спеціалістів з оплати праці, яка допоможе вам.
5
Перегляньте дані форми. Клацніть «OK», а потім натисніть «Надіслати електронним способом» у меню оплати праці.
6
У діалоговому вікні виберіть "Федеральна форма електронного файлу" або "Електронний файл". Введіть дані штату та федерального агентства у відповідні поля. Після заповнення W-2 для одного працівника QuickBooks автоматично заповнює цю інформацію на наступному W-2.
Друк форм W-2
1
Помістіть чисті аркуші паперу, перфорований папір або заздалегідь надруковану форму у лоток принтера, якщо ви хочете роздрукувати паперові копії ваших форм W-2 для розсилки. IRS дозволяє компаніям, у яких менше 250 В-2, надсилати їх поштою. Ви повинні використовувати чорну фарбу відповідно до норм IRS.
2
Клацніть «Файл» у головному меню програми, а потім виберіть «Друк». Зауважте, що QuickBooks несумісний із друкованими формами, що розповсюджуються IRS, але ви можете замовити форми W-2 у Intuit, які приймає IRS.
3
Перегляньте дані на друкованій формі, щоб переконатися, що вони правильні.
